Quels espaces de travail dans les prochaines années ?

Dans le cadre de la RSE (responsabilité sociale des entreprises), beaucoup d'entreprises se voient dans l'obligation d'étudier les évolutions des environnements de travail de leurs employés. La célèbre entreprise Skype a fait mener une étude en 2010 auprès de 1000 travailleurs américains afin d'en savoir plus sur les changements à venir des espaces de travail. À la clé : nouvelles technologies, travail à distance et redéfinition du temps de travail.

L'émergence des nouvelles technologies

Les attitudes et obligations de l'employé ont évolué, c'est la première constatation majeure de cette étude. L'obligation de présence physique au bureau n'est par exemple plus aussi forte. Il en est de même pour les horaires de travail, qui ne sont plus cantonnés aux traditionnels 9h-17h. Les relations entre employés évoluent de la même manière et s'étendant au-delà de l'espace restreint du bureau, géographiquement parlant mais aussi temporellement parlant. Toutes ces évolutions sont marquées par l'apparition et l'émergence des nouvelles technologies, nécessaires pour que ces transitions se fassent de façon efficace : les réseaux sociaux, les technologies d'informatique en nuage (cloud computing), utilisés d'abord dans le domaine personnel, deviennent des applications de travail.

Le bénéfice du travail à distance

Dans le passé, on travaillait à horaires fixes, dans un espace fixe et restreint au sein de l'entreprise, utilisait principalement l'e-mail et le téléphone fixe comme moyens de communication... Aujourd'hui, l'étude de Skype laisse penser que notre futur s'axera sur des journées à horaires variables, dans des lieux de notre choix (entreprise, chez soi, à l'hôtel, dans un espace public avec Wifi...), de façon connectée, grâce aux smartphones et aux réseaux sociaux variés (Facebook, Twitter, LinkedIn, Skype, Youtube...). 62 % des entreprises rapportent avoir des employés qui travaillent à distance, au moins à temps partiel et 34 % ont des employés emportant du travail en dehors du bureau, des chiffres témoignant du changement de l'espace de travail. Laisser cette possibilité de travailler à distance, c'est admettre le bénéfice apporté par cette solution tant aux employés qu'aux employeurs : moins chère (par la réduction des frais immobiliers), plus facile, elle augmenterait la productivité. Le temps passé à travailler à distance augmente donc, mais pas pour tout le monde, il dépend grandement du type de responsabilités. Ingénierie, vente et service sont les plus concernés. A l'inverse, les administratifs restent plutôt dans leur bureau. Ce qui est étonnant, quand on pense que tous leurs outils de travail pourraient facilement être accessibles depuis leur domicile ! Mais les conventions ont la vie dure...

Flexibilité de lieux mais aussi d'horaires

Travailler à distance donc mais aussi avoir des horaires flexibles, en plus des lieux. 57 % des entreprises sondées prennent le parti de laisser une flexibilité de lieu ET d'horaires à leurs employés. Pourquoi ? Car c'est un moyen parfait d'attirer des candidats de qualité et être compétitifs sur le marché de l'emploi. Ce qui était reconnu comme un privilège pour certains employés est devenu une nécessité. Cette flexibilité est devenue l'un des critères majeurs de satisfaction des travailleurs, après le salaire et l'environnement de travail ! Un tel choix permet à l'employé de travailler selon ses choix d'heures et de lieux mais surtout de partager à distance avec ses collègues, de travailler en tant que freelance (quon rapprochera du succès du statut d'autoentrepreneur en France, qui ne va pas sans poser des questions). Les entreprises voient ces changements d'un bon oeil, avec comme critère majeur une productivité accrue. Mais un problème se pose : tout le monde n'est pas au même rythme de formation et d'adaptation. Et à cela, une seule réponse s'impose : éducation aux nouvelles technologies, apprentissage, entrainement et usage d'outils simples et efficaces.

Réseaux sociaux et communication vidéo

L'émergence des nouvelles technologies dans le monde du travail n'a pas véritablement eu lieu grâce aux entreprises mais bien via les employés qui utilisaient déjà ces outils dans leur vie privée. Quand leurs avantages au sein de la sphère du travail ont été mis en évidence, leurs usages se sont étendus. C'est le cas de Facebook mais aussi de Box.net, service de partage de fichiers dont l'interface facile a séduit des milliers de travailleurs, à l'inverse de programme dédiés, mais complexes. Ces évolutions sont aussi issues d'une certaines insatisfaction concernant la transmission d'informations et le système de management.  Les employés cherchent des alternatives plus simples et efficaces. Le trop-plein d'information a tendance à les surcharger – 40 % des répondants s'en plaignent – surtout l'e-mail, peut-être un futur ex-moyen de communication. 35 % pensent moins l'utiliser à l'avenir. Idem pour les lignes fixes de téléphone. A la place, téléphones mobiles et textos, réseaux sociaux, communication vidéo et vidéo conférences, messagerie instantanée. L'iPad trouve aussi sa place dans ces modes de communication, en tant qu'outil de démonstrations, présentations, lecture d'e-mails, conférences web... Et la communication vidéo devient une pièce centrale du travail, facilitant le face-à-face et améliorant la communication directe entre individus. Voilà donc qu'émerge un « nouveau travailleur », disponible à tout lieu et toute heure (ou plutôt, aux endroits et horaires qu'il aura choisis), adepte de vidéo, de nouvelles technologies, réseautant et facilitant ses transferts d'informations.

Source :"The future of workplaces" (pdf) Abhijeet Rane et Tavishi Agrawal, 2010. En anglais.

Illustrations : Home Office, Johan Larsson, Flickr CC

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