Publié le 26 mai 2003 Mis à jour le 26 mai 2003
Hydro-Québec , une grande entreprise québécoise qui emploie 19,500 personnes, doit faire face, maintenant et dans les années à venir, a un défi de taille en ce qui concerne la formation de ses employés actuels et futurs. En effet, la mise à niveau pour la formation à la technologie SAP, 8500 personnes à former en deux mois en 2001, ainsi que le départ anticipé d’environ 45% de l’ensemble de ses employés, prévu d’ici 2014, ont été, depuis l’an 2000, les vecteurs d’une réflexion portant sur la mise en place de nouvelles formules pour former les employés. La e-formation s’est rapidement inscrite comme solution aux problèmes de formation anticipés par les dirigeants de l’entreprise.
La formation des employés est à ce point un élément stratégique que l’entreprise s’est dotée plan corporatif de soutien à la relève.
Mme Anne Lapointe, Conseillère Formation Institut de formation, Direction principale Ressources humaines Hydro-Québec, a répondu, avec générosité et passion, à nos questions. Je résume ici l’essentiel de mon entretien avec Mme Lapointe qui a accepté de partager avec nous son expérience de la e-formation dans une grande entreprise :
Un défi à relever
La démonstration de la rentabilité financière du e-learning et la nécessité de diffuser de la formation à des milliers d’employés sur de courtes périodes, juste assez, juste à temps (moins de 2 mois dans certain cas), à moindre coût ainsi qu’un volume important de formations prévues dans les années à venir ont été les éléments déclencheurs pour effectuer le virage e-formation à l’Hydro-Québec. En ce qui concerne les coûts de formation, une étude exhaustive des besoins en formation a permis d’établir que si 15% des cours étaient offerts à distance en 2005, les coûts de formation pourraient ainsi se maintenir au niveau actuel.
Les avantages de la e-formation
La stabilisation des dépenses en formation, l’amélioration des stratégies d’apprentissages ainsi que l’absorption de l’augmentation des besoins de formation sont parmi les principaux avantages de la e-formation par rapport à la formation en classe. Avec le renouvellement accéléré d’un nombre considérable d’employés, la e-formation va grandement faciliter le partage de la culture de l’entreprise.
Les facteurs de succès
Un changement de paradigme n’est toutefois pas sans amener une certaine résistance non seulement chez les apprenants et les gestionnaires mais aussi chez les formateurs. Certaines stratégies favorisent cependant le succès. Il faut veiller à soutenir l’apprenant et planifier les formations avec soin. À peine 50% des formations sans soutien ont été complétés alors qu’avec tutorat, 90% des apprenants ont complété les formations.
L’analyse des besoins de l’entreprise et des apprenants, un plan de communication bien articulé avant le déploiement des cours, le soutien à l’apprenant sous forme de tutorat, le choix de formations favorables au e-learning sont des stratégies gagnantes.
La pédagogie en avant-plan
En tant que pédagogue nous aimons utiliser des technologies pour lesquelles nous n’avons pas à fournir 80% de nos efforts. De nombreuses technologies fonctionnent en théorie, mais sur le terrain certaines ne s’avèrent pas très efficaces. Nous préférons l’utilisation de technologies simples qui nous permettent de mettre notre énergie et nos efforts aux bonnes places, soit dans la gestion du changement, la pédagogie et la création de formations efficaces pour les employés.
Dans le domaine de la e-formation, la pédagogie est encore, malheureusement, trop souvent escamotée dans le processus. Le e-learning n’a rien à voir avec la capacité de tourner des pages sur une interface mais avec l’application des modèles et des stratégies pédagogiques pertinentes aux objectifs d’apprentissage. La e-formation est un processus distinct dans la conception d’un cours traditionnel en salle.
Des contraintes propres aux grandes entreprises
Il a aussi fallu tenir compte des exigences syndicales. Rappelons qu’une majorité d’employés chez Hydro-Québec sont syndiqués. Lors de nos discussions avec les représentants des syndicats, le volet juste à temps de la e-formation ainsi que l’accès à davantage de formation pour les employés ont particulièrement été appréciés.
Des ajustements nécessaires
Parmi les inconvénients perçus, il y a la perte du contexte "social" de la formation en classe ainsi que l’apprentissage sur le lieu de travail qui ne facilite pas l’apprentissage. L’employé en formation doit être libéré de son travail quotidien. Comme sa formation à lieu, dans de nombreux cas, à son poste de travail, nous avons dû trouver des solutions pour lui permettre de palier aux inconvénients rencontrés.
La perception des employés
De manière générale les employés apprécient la e-formation mais cette perception varie selon que l’employé est familier avec l’informatique, la facilité avec laquelle il peut s’inscrire au cours, la préparation préalable pour suivre le cours et la pertinence de la formation. Le support du supérieur hiérarchique et le support donné par le formateur lors de son expérimentation et la valorisation de ce nouveau mode d’apprentissage par son entourage sont des paramètres déterminants. Afin de mobiliser les employés à ce nouveau type de formation, le plan de communication, échelonné sur plusieurs semaines.
Le taux de satisfaction des apprenants se situe entre 80% et 90%. Un certain nombre d’apprenants, environ 10%, restent cependant convaincus que la formation en classe est la seule formule acceptable pour se développer.
Une quarantaine de cours répartis dans les principaux domaines d’affaires de l’entreprise sont offerts sur notre C@mpus. Ces cours visent principalement l’acquisition de compétences "techniques". Des classes virtuelles sont aussi disponibles (environnement synchrone). Elles permettent à un formateur et des apprenants d’échanger et d’apprendre "en ligne" à leur poste de travail à des moments précis. Nous visons 15% de diffusion de la formation à distance en 2005, et 30% en 2011.
Un mode de formation incontournable
La e-formation a fait ses preuves chez Hydro-Québec et dans l’industrie c’est un "incontournable" car il offre des opportunités de diversifier nos stratégies de formation, nous donne la possibilité de rejoindre plus rapidement et plus facilement nos apprenants tout en répondant davantage à leurs besoins. C’est donc une formule gagnante pour tous les intervenants !
Mes plus vifs remerciements à Madame Anne Lapointe pour m’avoir accordé ce long entretien ainsi que Monsieur Nicolas André Carette pour avoir mis en place les conditions pour le réaliser.
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