Pour une communication efficace dans les écoles virtuelles

En formation à distance, impossible d'improviser la commuications entre les parties prenantes; toutes les opportunité de communication doivent être créées. Quelles sont les stratégies de communication mises en place par les institutions proposant des cours en ligne ?

L'INACOL (International Association for K-12 Online Learning) a publié un rapport sur la question, résumé sur eSchool News.

Les pratiques de l'école virtuelle en communication

Le groupe a sondé 108 écoles virtuelles sur leurs politiques de communication et 81 d'entre elles ont répondu. L'enquête devait permettre de savoir si les établissements avaient mis en place des politiques de communication entre ces trois groupes d'acteurs : communication entre étudiants et professeurs, entre enseignants et parents et entre les élèves eux-mêmes. Les résultats furent les suivants:

• 84 % des écoles ont déclaré avoir mis en place au moins une des trois politiques ci-dessus;
• 41% ont mis en place des dispositifs spécifiques pour les trois groupes;
• 80 % ont instauré des outils pour une relation efficace entre professeurs et étudiants, 53% entre pour les communications parents - enseignants et 58% pour celles entre élèves;
• 85% développent des politiques de contacts avec le courriel, 77% avec le téléphone et 54% avec les forums de discussion.

Le rapport souligne la diversité des exigences de communication. Certaines écoles demandent des contacts entre enseignants et élèves de façon quotidienne, hebdomadaire ou bimensuelle; d'autres ont des politiques plus souples sur la fréquence des communications (demandant des rapports "réguliers") mais obligeant les professeurs à répondre dans un laps de temps spécifique (par exemple, dans un délai de 24 heures). Les communications avec les parents varient encore plus selon les établissements au niveau de la fréquence et des moyens, mais l'INACOL souligne l'importance d'utiliser des canaux de communication variés avec ce groupe. En effet, les parents ont une maîtrise très variable des outils numériques et il est donc préférable de ne pas se cantonner à la communication par INternet, de continuer à envoyer des courriers papiers et à faire usage du téléphone.

L'enquête s'est aussi intéressée aux pratiques dans une dizaine de programmes à distance de niveau primaire ou secondaire du Canada et des États-Unis. Voici quelques-une des observations réalisées :

• L'animation des cours en ligne s'appuie majoritairement sur de la communication asynchrone, qui donne de la felxibilité horaire. Cependant, des moments de communicaiton synchone ou en face à face sont prévus, pour renforcer l'implication des apprenants.  Ces moments de communication synchrone sont d'autant plus fréquents que les cours sont souvents dispensés par les établissements géographiquement proches des apprenants.
• La majorité des établissements suivent le rythme et le calendrier scolaire des commissions scolaires, des districts, etc.
• L'outil de communication le plus fréquemment utilisé est le courriel.
• Le professeur est vu comme une personne facilitant l'instruction par le biais des moyens technologiques offerts par l'institution, tout en étant tuteur et évaluateur des élèves. Cette multitude de fonctions n'étant pas facile à assumer, il n'est pas étonnant que la plupart des écoles virtuelles demandent des professeurs avec une expérience solide d'enseignement. Cependant, une seule des 10 écoles observées exigeait une expérience en formation à distance.

Quatre compétences à développer pour devenir un meilleur enseignant

Face à ces observations, l'INACOL a dressé la liste des compétences et habiletés de communication que tout enseignant souhaitant s'engager dans de la formation à distance doit posséder:

1. Avoir le souci de faciliter l'interaction par de multiples moyens: il faut utiliser les courriels, le téléphone, les outils de clavardage, les forums. Tous ces outils doivent faciliter et améliorer la communication avec l'élève. C'est d'ailleurs un avantage de la formation à distance souligné par l'INACOL : un enseignant utilisant toutes les technologies de communication à sa portée fournira une attention plus individualisée qu'en classe.
2. Être réactif: l'enseignant doit répindre rapidement aux demandes des élèves comme des parents, quel que soit l'outil de communication utilisé.
3. Connaître les technologies du Web: Les enseignants doivent apprendre et maîtriser les opportunités qu'offrent Internet en matière de formation. De cette manière, ils offrent une expérience d'apprentissage plus constructive et active qu'en classe, permettant aussi d'aider les élèves dans l'utilisation des moyens technologiques. 
4. Savoir se débrouiller avec les technologies synchrones ou asynchrones: Dans la lignée du troisième aspect, les tuteurs doivent être en mesure de pouvoir se servir autant de classes virtuelles et de messageries instantanées (synchrones) que du courriel ou des forums de discussion (asynchrones).  Le but étant toujours de permettre une formation plus efficiente.

Fait intéressant, l'INACOL propose un document permettant aux écoles virtuelles d'auto-évaluer leur pratiques de communication. À partir d'une cinquantaine de propositions/standards de la formation à distance, les établissements peuvent se noter de 0 (élément manquant) à 4 (pas besoin d'amélioration). Nous vous proposons donc d'aller jeter un oeil au document de 13 pages (en anglais) qui se trouve ici. 

Le rapport de recherche de l'INACOL "Examining communication and interaction in online learning", 24 pages.

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