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Publié le 22 septembre 2021 Mis à jour le 23 septembre 2021

Onboarding : faites une croix sur la méthode Pokémon

Comment le digital peut vous aider à accueillir vos collaborateurs

Le guide ultime de l'onboarding

Attendez, de quoi on parle ?

Pokémon, c’est une série de jeux vidéo et cartes à collectionner dans lesquels des “animaux” sauvages (les fameux Pokémon) viennent à vous. Vous avez alors le choix entre les fuir ou tenter de les attraper pour les ajouter à votre équipe, en les affaiblissant. À partir de là, vous n’aurez d’interaction avec eux que quand vous aurez besoin d’eux. Oui, on aurait pu vous épargner l’explication mais hé, on n’a pas tous eu la même enfance !

Alors, quel est le rapport avec l’onboarding ? Et si on réécrivait le texte ci-dessus ? Le recrutement, c’est une série de CV et d’entretiens dans lesquels des collaborateurs (sauvages) potentiels viennent à vous. Vous avez alors le choix entre les fuir (enfin, leur dire non, quoi) ou tenter de les attirer pour les ajouter à votre entreprise, en négociant. À partir de là, vous n'aurez d’interaction avec eux que quand vous aurez besoin d’eux.

L’onboarding, une étape-clé

Cette définition vous paraît inadéquate ? C’est normal. C’est bien pour ça qu’on vous déconseille cette méthode dans le titre. Accueillir les nouveaux, ça implique bien plus. Il y a trois grandes étapes. On va vous la faire à l’envers : l’intégration, ou période de suivi de l’onboarding, qui peut durer de trois mois à un an ; avant ça, l’orientation, le jour d’arrivée dans l’entreprise, et encore avant, la première étape, le pre-boarding, c’est-à-dire la période entre la signature du contrat et l’arrivée effective. 

Chacune de ces étapes est importante, et doit être organisée avec soin pour créer du lien avec le nouveau collaborateur, le rassurer, le fidéliser et l’engager. Un collaborateur engagé est un salarié 43% plus productif. Pourtant, 37% des entreprises n'étendent pas la période d’onboarding au-delà d’un mois. 

C’est une erreur : les salariés qui bénéficient d’un onboarding réussi ont 60% de chances de rester plus de trois ans dans leur entreprise. Sachant qu’un processus de recrutement, c’est long, et qu’une rupture de contrat durant la période d’essai coûterait plus de 50 000 € à l’entreprise,  réussir l’onboarding de ses collaborateurs, c’est gagner du temps et de l’argent.

Pourquoi le digital peut vous aider

On n’est pas en train de vous conseiller les appels via messagerie instantanée. Enfin, pas que (quand le futur recruté est loin, ça reste assez pratique). C’est beaucoup plus que ça. Vous savez sans doute que seul, on va plus vite, et ensemble, on va plus loin. Or un onboarding digital permet de créer du lien entre vous-même, votre nouveau collaborateur et ses futurs collègues. D’avancer ensemble (et donc d’aller plus loin, suivez un peu) !

Pour un onboarding plus engageant qu’un simple petit-déjeuner d’accueil (même si c’est cool, surtout s’il y a des chouquettes), le digital est une solution à envisager. Ne serait-ce que pour la période de pré-boarding, pendant laquelle le nouveau collaborateur n’a pas encore commencé à travailler. 

Un accès anticipé à l’intranet de l’entreprise permet d’avoir déjà des interactions avec ses futurs collègues. Un référent pourra être désigné, à qui il posera toutes les questions qu’il veut et qui lui montrera toutes les vieilles astuces. Communiquer avec ce référent à distance est une bonne façon d’amorcer un onboarding, même si certaines choses s’apprennent seulement sur le terrain (comme le fonctionnement de la machine à café). 

Des innovations au service de votre originalité

La technologie a bien évolué depuis la dernière fois qu’on a écrit cette phrase. Ça devait être hier. Ah, ça va vite, la high-tech ! Cela étant dit, avant de vous jeter sur une GoPro puis d’envoyer votre salarié fraîchement arrivé faire son saut en parachute de bienvenue, commencez par les bases. Lui donner à l’avance ses accès à l’intranet, son adresse mail, ou à tout ce que vous auriez envie de prévoir. Configurer lesdits accès avant son arrivée, pour ne pas se retrouver avec l’inévitable couac informatique qui va ralentir tout le procédé. Rien qu’en faisant ça, vous êtes déjà original ; mais on peut s’amuser plus que ça avec le digital !

Par exemple, chez Orange, le parcours d’onboarding permet de préparer l’arrivée du futur collaborateur en lui transmettant des informations ludiques. Elle permet la visite des locaux en réalité virtuelle, ou encore l’accueil du Président en réalité augmentée.

On ne vous dit pas “faites comme eux”, la réalité virtuelle à elle seule étant longue et chère à mettre en place. Et puis on a parlé d’originalité ! Vous pouvez faire votre petite cuisine à base de QR codes, de chatbot d’aide à la découverte de l’entreprise, d’application dédiée, de vidéos de bienvenue tournées avec les futurs collègues de votre nouveau collaborateur… Et ça, ce ne sont que les quelques idées de l’auteur de ces lignes (qui est un peu limitée, alors vous pouvez en trouver d’autres bien meilleures). 

Retour sur l’idée d’application dédiée

On vous avait soumis l’idée de l’application dédiée à l’onboarding, ou du moins d’un parcours dans votre application formation réservé aux nouveaux arrivants. Ça permet un gain de temps considérable, puisque le collaborateur se forme en autonomie à la culture d’entreprise, les démarches à connaître, les missions et objectifs de son équipe, etc. Or, le gain de temps peut être crucial pour le service recrutement : 63% des professionnels de ressources humaines estiment que la digitalisation de la fonction leur permettra d’améliorer de façon continue le service qu’elle apporte aux salariés, notamment en leur dégageant des créneaux autrefois dédiés à l’onboarding.

Le mobile learning permet, outre de faire gagner du temps, de suivre pas à pas les différentes étapes effectuées, et d’évaluer les connaissances acquises. Grâce à la gamification (utilisation de mécaniques de jeu dans les supports de formation), les parcours sont ludiques, courts, ils s’enchaînent de façon fluide sans lasser l’apprenant. C’est donc un mode de formation particulièrement engageant et motivant, en plus d’être personnalisable. Et engager ses nouveaux collaborateurs, c’est la clé d’un onboarding réussi. Après tout, s’engager signifie aussi se fiancer. Il ne s’agit pas de demander vos salariés en mariage (la polygamie, c’est interdit), mais de créer un lien très fort entre vos collaborateurs et votre entreprise, et ce dès le début. 

Besoin de plus d’infos ? Consultez notre guide ultime de l’onboarding !

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