Par Christian Élongué
L’Homme par essence est un être communicant. Et aussi longtemps que les entreprisess eront constituées d’humains, la communication demeurera un facteur clé de croissance et de performance. La communication qu’elle soit interne ou externe est essentielle pour le partage des connaissances et la construction d’une organisation apprenante.
Selon le rapport Holmes, les entreprises dotées de stratégies de communication efficaces ont un rendement supérieur de 47 % pour les actionnaires, des employés plus engagés et une rotation du personnel moins importante.
D’après une étude de la Harvard Business Review, le degré de collaboration entre les travailleurs et leurs dirigeants a augmenté de 50 % ou plus au cours des deux dernières décennies. En outre, les employés consacrent désormais près de 80 % de leur temps à des activités de collaboration. Le problème c’est que les employés n'ont que très peu de temps pour travailler réellement.
L'étude de HBR confirme ce constat en montrant que 20 à 35 % des contributions ayant une réelle valeur ajoutée proviennent de seulement 3 à 5 % des employés. Ainsi, alors que la collaboration s'intensifie, moins de personnes la transforment en productivité. Cela ne signifie pas pour autant que la collaboration est une mauvaise chose. Dans cet article, je m’en vais partager 17 idées (nouvelles et classiques) et outils pour améliorer les pratiques de communication et de collaboration en entreprise.
- Les classiques emails
L’email est un des outils classiques de communication en entreprise et cela tient du fait que les employés s’attendent déjà à recevoir des emails; donc leur attention est presque souvent acquise l’email peut rassembler tous les autres canaux de communication interne, y compris les vidéos, les podcasts et les relations publiques des entreprises.
Astuce : L’un des meilleurs services de courriel spécialement orienté vers la communication interne est « Contact Monkey ».
- Utiliser davantage la vidéo.
Avec les Millennials (nés entre 1980 et 1995) qui représentent environ 50% de la population active, et la génération Z (1995-2015) qui commence à rejoindre la population active, la vidéo est un média incontournable. Si l'on considère que 48 % des travailleurs considèrent la vidéo comme la forme de communication la plus engageante, vous seriez négligent de ne pas intégrer la vidéo dans vos communications internes. Et selon un rapport de Melcrum, « 93 % des professionnels de la communication interne estiment que la vidéo est devenue essentielle. »
Cependant, de nombreuses entreprises ne se rendent pas compte du pouvoir que la vidéo a à la fois à l'extérieur et à l'intérieur. L'utilisation de l'audio et de la vidéo est bien plus divertissante et attrayante pour votre équipe que la lecture d'un long courrier électronique. Voici quelques exemples de pratiques qui seraient mieux communiquées et documentées au travers de la vidéo :
Les interviews à la fin des contrats ;
Vidéos d’orientation des nouveaux employés ;
Une présentation du dirigeant (e) de l’entreprise ;
Résumé vidéo de vos bulletins d'information internes ;
Résumé de conférence ou webinaire pour ceux absents ;
Démonstrations vidéo des nouveaux produits ou services ;
Formation en ligne et tutoriels sur les processus et procédures de l’entreprise.
Même avec votre smartphone, vous pouvez faire des vidéos courtes et percutantes et utiliser des animations pour les rendre amusantes. Vous pouvez créer des vidéos assez facilement en utilisant les outils suivants :
·Jing - (Gratuit) : enregistrez des vidéos et des captures d'écran depuis votre d'ordinateur
·iMovie - (14,99 $) Logiciel de montage vidéo facile à utiliser pour Apple Mac.
·Zoom, Skype, Gomeetnow, Gotomeeting, Webex etc.
Astuce : le dirigeant de l’entreprise peut produire une série de vidéos sur un sujet précis ou pour donner des mises à jour sur l’entreprise. Cela le/la rendra plus approchable et amortira le choc émotionnel lorsque de mauvaises nouvelles sont annoncées.
- Les réseaux sociaux en entreprise
Peu importe la taille de votre entreprise, l'ajout des réseaux sociaux à votre stratégie de communication d'entreprise aura l’avantage d’aplanir les rapports hiérarchisant en encourageant les gens à se connecter les uns aux autres. Cela accélère les échanges, améliore la productivité et renforce le sentiment d’appartenance. De nombreuses entreprises aujourd’hui disposent d’un groupe WhatsApp ou Slack où des conversations informelles se déroulent, où les informations sur l’actualité thématique de l’entreprise sont partagées.
En fonction du domaine d’intervention de l’entreprise et du profil des employés, des directives simples sur le type de contenu autorisé dans le groupe, peuvent être partagées afin de n’avoir que des contenus pertinents pour tous, et ne point tourner WhatsApp ou Slack comme des outils de distraction. Il ne faut cependant pas être très rigide ou strict en définissant ces règles car l’effectivité des réseaux sociaux en entreprise dépend de la contribution enthousiaste de tous les membres de l’entreprise. Certains employés peuvent également être réticent à rejoindre ces réseaux sociaux afin de mieux contrôler leur vie privée.
Astuce : Troop Messenger, Fleep, Facebook Business, Slack, Chanty et Yammer disposent de plus de fonctionnalités pour la communication en entreprise.
- Les logiciels intranet
Ce type de logiciel, est particulièrement intéressant pour de grandes entreprises. Mais c’est un excellent moyen pour partager rapidement les informations et feedbacks au sein de l’entreprise. La majorité des logiciels intranet ont un éventail de fonctionnalités et peuvent être personnalisé. Deux logiciels intranet que je recommande c’est Jostle et InterAct qui peuvent grandement contribuer à l’engagement et le partage des connaissances entre les employés.
Astuce : Vous pouvez créer des sections thématiques ou des départements sur le logiciel afin de mieux organiser le partage des informations.
- Les logiciels de gestion des documents
Vous est-il déjà arrivé de travailler pendant des heures sur un document, et après découvrir qu’il ne s’agissait pas de la plus récente version ? Les logiciels de gestion des documents en ligne, vous permettent d’éviter ce genre de scénério en synchronisant l’ensemble des documents de l’entreprise ou du département dans le cloud. Google Drive et Office 365 de Microsoft sont parmi les plus utilisés mais je vous recommande également Bit.ai, ProofHub ou Dokmee.
- Les podcasts
La majorité des outils de communication nécessite l’attention visuelle. Or les podcasts offrent un moyen innovant pour communiquer des informations d’une façon plus intime et cela ne nécessite que l’attention auditive, permettant à l’employé d’utiliser ses capacités de visualisation ou de faire d’autres taches pendant l’écoute (durant un voyage, à la salle gym, etc.). Mais vous devez vous assurez que les contenus produits sous podcasts sont simples et peu complexes à comprendre. Il peut s’agit de l’actualité de votre entreprise ou permettre chaque mois à un département de présenter leurs réalisations.
Astuce : Je vous recommande l’outil Storyboard spécialisé dans la création de podcast pour communiquer en interne. L’app est centré sur l’utilisateur et facile à prendre en main.
- Les outils de gestion de projets collaboratif : wiki, Trello, Google Suite, AirTable…
Les wikis sont d'excellents outils pour documenter des informations personnelles, créer une base de connaissances et répondre aux demandes des employés. Au-delà des wiki, Trello est un autre bon outil de collaboration en ligne qui permet rapidement de savoir qui fait quoi et ce qui doit être fait. Vous pouvez aisément partager des fichiers ou éditer les informations présentes. Enfin, Airtable est celui que je vous recommande car il a largement plus de fonctionnalités et est utilisé par près de 85 000 entreprises dans le monde, parmi lesquelles Uber, WeWork, et Buzzfeed
- Gamifier les communications en entreprise
Une étude révèle que 79% des travailleurs seraient plus productifs si leur travail était un peu gamifié. Vous pourriez régulièrement lancer des jeux ou compétitions pour susciter l’interaction entre les employés. L’usage des émoticônes et des blagues bien placées peut également détendre l’atmosphère de travail et renforcer le sentiment d’appartenance entre les employés.
Astuce : Assurez vous que toutes vos initiatives de jeu ou gamification sont intégré au moment approprié et avec les personnes adéquates.À
- Les blogs et sessions de partage des connaissances
Écrire un blog est un moyen idéal et rapide pour les dirigeants d’entreprises de communiquer leurs visions, connaissances ou expertise sur un sujet précis. Mais au-delà des blogs, vous pouvez également créer des espaces et moments de partage des connaissances. Ici, il s’agit d’encourager les employés ayant une expertise ou expérience dans un domaine, de pouvoir partager avec les autres membres de l’entreprise.
Dans mon entreprise par exemple – où nous appelons cela Smart Session – cela se déroule deux vendredis par mois en fin de journée et tout le personnel est invité à y être présent. Cet espace de partage permet ainsi aux employés d’apprendre les uns des autres sur des sujets assez divers et variés. Selon une étude récente, les entreprises du Fortune 500 perdent environ 31,5 milliards de dollars par an en ne partageant pas leurs connaissances.
Astuce : Disposer d’un calendrier des contenus avec les thématiques des blogs ou des smart session peut faciliter leur planification, distribution et usage par les employés.
- Prioriser les données statistiques et visuelles dans la communication interne
Avec le volume de mails que vos employés reçoivent chaque jour, l’usage d’une image ou de données statistiques leur permettra rapidement de comprendre votre message. Les infographies sont définitivement plus éloquentes que les mots et 90% de l’information retenue par le cerveau est visuelle.
Astuce : Des logiciels comme OfficeVibe permettent de créer rapidement des questionnaires ; Venngage et CloudApp sont excellent pour créer aisément et rapidement de beaux supports visuels pour la communication en entreprise.
- Utilisez les applications mobiles de gestion des employés
Ces applications sont conçues spécialement dans le but de renforcer l’engagement et la collaboration au sein de l’entreprise. Microsoft Teams et Staffbase sont parmi les meilleurs sur le marché au regard de leurs nombreuses fonctionnalités.
Astuce : Si votre entreprise est assez grande, développer votre propre logiciel d’entreprise pourrait s’avérer plus effectif sur le long terme.
- Signaux digitaux : utilisez intelligemment vos écrans de veille et écrans publics
Les écrans de veille sont largement inexploités dans le partage des connaissances en entreprise. En interne, vous pouvez vous assurer que vos images d’écrans de veille contiennent des infographies ou images pertinentes pour votre travail. Il pourrait s’agir d’une citation motivante, de votre plan stratégique d’entreprise, de vos objectifs trimestriels etc.
Si par contre, la majorité du travail dans votre entreprise se fait en mobilité, ces écrans électroniques peuvent être placés dans les salles communes que de nombreuses personnes fréquentent régulièrement. C’est par exemple le cas dans les banques comme United Bank of Africa (UBA).
Astuce : l’application SnapComms permet de développer des écrans de veille personnalisé grâce au storytelling.
- Utiliser les applications de reconnaissance et de récompense pour les employés
Une étude de Deloitte nous révèle que l’absence de reconnaissance et de récompense pour le travail réalisé, est la raison principale de la démission des employés :
« Les entreprises dont les programmes de reconnaissance sont très efficaces pour favoriser l'engagement des employés avaient un taux de démission volontaire de 31% inférieur à celui des entreprises dont les programmes de reconnaissance sont inefficaces »
Cela parait sensé car nous apprécions tous d’être reconnu et célébré pour nos efforts. Disposer d’outils qui permettent de reconnaitre et célébrer les employés à temps, est donc un excellent moyen de les retenir plus longuement dans l’entreprise. Étant donné que la démission et le recrutement d’un nouvel employé s’avère très couteux pour toute entreprise, je vous encourage à explorer les outils de reconnaissance et récompense des employés en entreprise.
Astuce : Bucketlist vous propose plus de 10000 idées de récompense en entreprise et permet aux employés d’indiquer leurs préférences.
- Les tableaux blancs numériques
Ils facilitent le brainstorming et de la réflexion visuelle. Cependant, si votre équipe n'est pas présente dans la même pièce, vous devez souvent plonger dans des courriers électroniques de va-et-vient pour expliquer un concept à vos pairs. Pour résoudre ce problème crucial, des outils de tableau blanc numérique ont été développé. Je vous recommande particulièrement :
·ConceptBoard qui dispose d’un plan gratuit avec des fonctionnalités limitées. Le plan pro commence à 7 $5mois), Business (9,5 $/utilisateur/mois).
·Microsoft Whiteboard qui est en téléchargement libre mais fait partie de la suite Office 365
·Google Jamboard à partir de 4 999 $ (comprenant 1 présentoir Jamboard, 2 stylets, 1 gomme et 1 support mural) + 600 $ de frais annuels de gestion et d'assistance.
- Disposer d’un outil de planning collaboratif en entreprise
Votre niveau de planification influence directement votre niveau de productivité. Bien que vous puissiez planifier votre journée ou mois en solo, c’est parfois important de le faire en équipe ou département, car cela vous permet de savoir les heures libres de vos collègues et de planifier en conséquence.
Astuce : Basecamp et la suite Office 365 disposent d’un calendrier collaboratif à cet effet. Ces deux outils vous permettront d’être plus transparent dans la planification et de limiter le nombre de questions et d’échanges de mails inutiles, augmentant ainsi votre productivité.
- Instaurer une politique de la porte ouverte
Dans mon lieu de travail au Ghana, la porte du bureau de la Directrice des ressources humaines est toujours ouverte. Cela encourage les employés à facilement venir vers elle pour échanger et renforce le sentiment de proximité et la collaboration.
En général, permettre à vos employés d'avoir et de partager leurs opinions est l'un des moyens les plus efficaces d'améliorer la motivation sur le lieu de travail. Encouragez les retours d'information dans les deux sens et insistez sur le fait que leurs opinions n'affecteront pas leur position dans l’entreprise.
Astuce : Une politique de la porte ouverte réduit les rapports hiérarchiques et aide les employés à réaliser que leurs opinions et leurs pensées comptent.
- Publier un bulletin d'information mensuel sur l'entreprise
Cela vous donne l'occasion de mieux faire connaître et comprendre l’entreprise, ses produits et ses services, surtout aux nouveaux employés qui peuvent avoir besoin de se familiariser avec les processus et les procédures de l'entreprise. Cela permet aussi d’informer les employés des derniers développements et des derniers indicateurs de performance.
Astuce : Comme il n'est publié qu'une fois par mois, il est probable qu'il ne sera pas écarté comme un spam.
En conclusion
Ce sont les personnes au sein de l'organisation qui rendent l'entreprise possible. Si elles communiquent efficacement, elles progresseront, ainsi que l'entreprise.
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