TrainingOffice : Une nouvelle philosophie des outils de formation -

Rencontrer les gens de Novasys, c’est aller à la rencontre d’une nouvelle manière de percevoir les outils de formation. Mario Robert, le président de Novasys, soucieux de véhiculer une image juste de son système de gestion des connaissances, TrainingOffice, a insisté pour nous rencontrer.

Selon lui, les concepteurs de formations s’égarent en pensant que le matériel de formation à rendre disponible sur l’Intranet d’une entreprise doit faire l’objet d’une production particulière, être exclusivement HTML, ou encore de type multimédia avec animation et tout le «flash» (sans oublier les coûts) que cela représente. L’entreprise a déjà en sa possession une multitude de documents d’intérêt, utilisables dans le cadre de la formation continue de ses employés (règles et procédures, guides de procédure sur la réalisation de tâches, manuels d’entretien, guides d’utilisation, etc.) Ces documents se présentent sous différents formats : texte, chiffrier électronique, présentation électronique, ou autres. Tous sont à considérer dans une gestion documentaire et sont utilisables comme ressources pour une formation. Élaborer un système de formation ou un système de connaissances à partir des ressources existantes n’est plus une dépense pour l’entreprise, mais une capitalisation de ses actifs. Selon monsieur Robert, «un système de formation sur Intranet est un outil plurimédia et non exclusivement multimédia».

TrainingOffice, outil de gestion et de diffusion de contenus

Qualifié de système de gestion des connaissances organisationnelles, TrainingOffice permet d’élaborer des scénarios de « connaissances » (remarquez qu’il ne s’agit pas ici exclusivement de scénarios de formation). Les scénarios se déroulent sur la longueur de tout le processus d’acquisition de connaissances, de la pré-connaissance à la post-connaissance.

À partir d’un navigateur Internet, l’apprenant accède au scénario de connaissances pour lequel il est inscrit et autorisé (inscription en ligne). Un pré-test évalue son niveau de connaissance du sujet : c’est l’étape préliminaire à la personnalisation de son scénario. L’acquisition des contenus s’effectue par la consultation de documents de différentes sources, dans leur format d’origine (un document Word sera consulté avec Word). L’utilisateur navigue dans le scénario au gré de son besoin identifié et de ses évaluations successives. L’apprenant a également accès aux informations de suivi de sa formation : programme général, modules suivis, échecs, réussites, etc. Processus important et très présent dans le système, l’apprenant peut, à tout moment, entrer en communication avec un tuteur (formateur) par l’intermédiaire d’outils de communication. Ces derniers sont au choix de l’entreprise et tiennent compte de son environnement technologique. L’apprentissage collaboratif n’est pas oublié; les mêmes outils de communication sont disponibles pour communiquer avec le groupe.

Une interface en quatre modules

Coeur du système, le gestionnaire de scénarios permet la création, l’organisation et la gestion des scénarios de connaissances de manière extrêmement simple et efficace. Liaison vers les ressources documentaires existantes, création de nouvelles ressources en HTML au besoin, création de questionnaires, le tout avec les paramètres de suivi et de gestion nécessaires. La récupération des ressources existantes s’applique également à TrainingOffice puisqu’un scénario existant peut être réutilisé dans tout nouveau scénario. Notons que le système peut être adapté à l’environnement technologique de l’entreprise pour toutes les plate-formes.

En plus des modules Apprenant et Conception, deux autres modules prennent en charge le suivi de la formation : celui du formateur et celui du gestionnaire.

• Le formateur assigné à une formation peut faire (à l’aide de différents affichages) un suivi rigoureux de l’avancement de chaque apprenant et de chaque groupe. Il peut consulter des rapports statistiques sur les succès et les échecs relatifs à un sujet, au cours, à un apprenant en particulier ou à tout le groupe inscrit. Des fonctionnalités de messagerie électronique, de conférence et de « Chat » sont disponibles pour permettre des communications synchrones et asynchrones.
• Les gestionnaires de formation diposent d’outils statistiques pour effectuer le suivi des formations, notamment un suivi des coûts par individu.

L’avenir de TrainingOffice

Actuellement TrainingOffice est surtout utilisé par les grandes entreprises, les institutions d’enseignement et les centres de formation. Les gens de Novasys discutent de partenariats pour mettre en place une structure de connaissances « collaborative » sur le réseau Internet. Pourquoi les entreprises ne pourraient-elles pas échanger les informations qu’elles possèdent? En plus de réduire les coûts de production de contenu, cette approche aurait l’avantage de créer un réseau humain qui ne pourrait qu’être bénéfique pour l’évolution des entreprises, surtout par l’évolution de leurs savoirs.

Plusieurs outils de conception, de diffusion et de gestion de formations électroniques voient le jour actuellement. Ils semblent prédéfinir les méthodes futures d’apprentissage et d’enseignement. L’approche utilisée par TrainingOffice en fait un outil différent, destiné à s’intégrer dans une structure existante plutôt que d’en créer une nouvelle. Nous ne manquerons pas de suivre son évolution.

Pour en savoir plus sur le progiciel TrainingOffice, visitez le site Web du produit : http://www.trainingoffice.com/

Pour mieux connaître ses développeurs, visitez le site de Novasys : http://www.novasys.qc.ca/

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