Forums ouverts : une technologie sociale accessible

Lors d'un séminaire, avez-vous déjà ressenti que ce qui se passait d’important se déroulait lors des pauses plutôt que pendant les temps officiels de rencontre ? Si c’est votre cas vous comprendrez intuitivement la logique des forums ouverts dont l’ambition est de rendre plus vivant et de partager plus fortement la responsabilité de ce qui va se passer dans un séminaire.

Le forum ouvert, aussi nommé « open space technology », consiste en une méthode d’organisation de rencontre pouvant réunir plusieurs milliers de personnes. Il a été largement mis au point aux états unis  et théorisé par Harrisson Owen d’Open Space World en 1985. Le premier forum ouvert en France pourrait avoir été mis en place par l’académie Accor en 1991.

Le forum ouvert suppose un niveau de conscience et de maturité des participants capables de construire leur programme de travail et d’échange au moment même de la rencontre. Plus de 100 000  forums ouverts seraient organisés dans le monde chaque année selon le blog de Formapart qui assure une veille sur les pratiques de facilitation. Tous les secteurs qui traitent de questions complexes dont la solution n’est pas connue avant la rencontre sont intéressés comme la concertation territoriale, la santé, l’urbanisme, l’éducation, le développement durable, l’innovation etc.

Trois temps caractérisent cette approche de dialogue en intelligence collective.

Avant : une préparation

Si le principe d’une rencontre auto-organisée est séduisant encore faut-il préparer les conditions qui vont permettre à ce que cette rencontre se construise harmonieusement et se déroule de façon fluide. Une bonne dose de lâcher prise et de confiance dans ce qui va se passer est nécessaire. Un espace ouvert et attrayant, des moyens d’afficher des propositions de travail, des espaces pour se retrouver en petits groupes d’atelier proposés par les participants eux-mêmes. La vigilance d’un facilitateur, l’appui d’une méthode par exemple 7PS Framework pour s’assurer du partage de la vision de la rencontre et de l’appropriation par tous de la philosophie et de la liberté offerte à tous.

Pendant : un maximum de fluidité

L’idée centrale du forum ouvert est que chacun peut proposer librement un atelier sur le sujet général de la convention. Il le présente à l’assemblée à l’occasion d’une place du marché pour recruter ses participants. Selon une temporalité convenue les thèmes d’atelier changent et les participants choisissent un nouveau thème, de nouveaux animateurs. De nouveaux groupes se forment.

Le forum ouvert s’appuie sur 4 principes et une loi très simples qui sont rappelés au démarrage :

Les 4 principes

• les personnes qui se présentent sont les bonnes personnes ;
• ce qui arrive, est la seule chose qui pouvait arriver ;
• ça commence quand ça commence ;
• quand c’est fini, c’est fini.

La loi

• C’est la loi des deux pieds. Quand on n’apprend rien ou que l’on apporte rien à un atelier, il faut en changer !

Plusieurs rôles sont mobilisables et il y a de la place pour tous les talents !

• les abeilles : il s’agit des participants qui proposent, travaillent ou animent les ateliers proposés
• les papillons qui volètent d’un atelier à l’autre sans s’attacher définitivement à un contenu mais dont la fonction est d’assurer du lien entre les idées qui s’expriment
• l’équipe d’organisation : si les ateliers sont librement proposés, l’équipe d’organisation constituée en amont s’assure que toutes les fournitures requises seront bien présentes, pour dessiner, maquetter, écrire, produire, rendre compte.
• le ou les facilitateurs de forum ouvert : ils assurent le fil rouge et le partage de la philosophie de liberté proposée, ils veillent au respect du processus, de ses principes  et au bon enchaînement des temps.
• les  facilitateurs graphiques rendent compte visuellement de ce qui se passe dans de grandes fresques visibles de tous. Ils peuvent être accompagnés de vidéastes, de reporters photos ou de d’animateur de communauté en ligne si la rencontre garde des traces numériques des idffrents ateliers.

La vidéo ci-jointe  présente les principales étapes à suivre pour le bon déroulement d’un forum ouvert et le dessin animé en rappelle les points clés.

Après : le temps de la récolte

Un cercle de clôture réunissant tous les participants va permettre dans un sentiment d’unité général de partager les apprentissages, impressions et ressentis. Par petits groupes ou tous ensemble les participants font des présentations écrites ou orales de ce qu’ils ont vécus. Les photos, vidéos, et production réalisées peuvent être intégrées dans un site en ligne. Les traces d’apprentissage et les cheminements réalisés permettront de suivre les développements ultérieurs. La créativité des groupes peut être maximale à cette étape du processus.

Se lancer

Si le sentiment de liberté conféré par la participation à un forum ouvert peut être enthousiasmant, la préparation du cadre de la rencontre a toute son importance. Il est utile de se former pour animer un forum ouvert, en particulier si l’ambition est de réunir des milliers de personnes sur des grands sujets de société ! Auquel cas pourquoi ne pas contacter cette équipe canadienne ou bien encore  vous familiariser à la facilitation par le mouvement  Art of Hosting spécialiste des démarches de transformation mobilisant des grands groupes.

Ressources pratiques  pour organiser un  forum ouvert

La fiche pratique du mouvement des Colibris  
https://www.colibris-lemouvement.org/sites/default/files/content/forumouvert_fiche_pratique_19052017_1.pdf

Démocratie participative guide des outils pour agir (16 fiches pratiques)
http://www.fondation-nature-homme.org/sites/default/files/publications/130912_democratie_participative-guide_des_outils_pour_agir.pdf

Le livre blanc du Forum ouvert https://www.forum-ouvert.fr/

Sources

Wikipédia Forum Ouvert - https://fr.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9thodologie_Forum_Ouvert

Game storming 7PS Framework  http://gamestorming.com/7ps-framework/

Open space world http://www.openspaceworld.com/

Le blog de la facilitation – le facilitateur de forum ouvert
http://www.leblogdelafacilitation.com/facilitateur-forum-ouvert/

Christine Koeler – Histoire du premier forum ouvert en France
http://christine-koehler.fr/2012/l%E2%80%99histoire-du-premier-forum-ouvert-en-france/

La facilitation d’un forum ouvert - https://www.youtube.com/watch?v=JaQvXptD9Ww (1’50)

Open space technology (Sketch note) - https://www.youtube.com/watch?v=M_jhcvCYBbg (1’50)

Forum ouvert open space http://forumouvertopenspace.blogspot.fr/

Art of Hosting – qu’est-ce que l’art d’accueillir des conversations qui comptent
http://www.artofhosting.org/fr/quest-ce-que-lart-daccueillir-des-conversations-qui-comptent/methodes/

HAL – Guide de concertation territoriale et de facilitation  
https://hal.archives-ouvertes.fr/hal-01483862/

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