Écosystème de l'industrie du wébinaire

Que font-ils et comment le font ils ?

Ce portrait, réalisé à partir de la visite de plus de 100 organismes offrant des wébinaires, couvre un assez large spectre de leur utilisation.

Caractéristiques communes aux wébinaires réussis

Les wébinaires réussis peuvent prendre plusieurs formes, mais certains éléments communs les caractérisent :

les éléments techniques comme la prise de vue, la qualité du son, le multimédia et la gestion des interactions sont maîtrisés. Les meilleurs wébinaires sont systématiquement le fait de ceux qui n’en sont pas à leurs premiers essais. Cette condition implique que ce sont nécessairement des organismes avec des ressources dédiées à cette tâche qui parviennent à en produire régulièrement et de qualité.
les participants ont été préparés en amont, surtout au niveau technique. Ainsi le wébinaire n'est pas paralysé durant les minutes initiales par la gestion des problèmes techniques des participants. Au niveau du contenu, certains vont même jusqu’à sonder les participants au moment de l’inscription pour connaître leurs attentes.
l’élocution et l’aisance du présentateur sont importantes. Les «euh», «vous savez», «ok» à répétition, la monotonie, l’absence de mouvement et autres médiocrités tuent littéralement tout effet positif d’un wébinaire. Rien ne remplace une bonne élocution, l’intérêt et l’enthousiasme d’un présentateur. Pour les obtenir, les présentateurs connaissent leur affaire et visiblement se sont pratiqués avant le wébinaire.
même si la durée est variable, de quelques minutes à plusieurs heures, on ne compte pas seulement sur les capacités d’improvisation du présentateur. La scénario du déroulement est planifié et la richesse du message est au rendez-vous : il y a du contenu à livrer, on y apprend quelque chose; ce ne sont pas que des pitchs de vente.
on ne fait pas que parler : on montre, on explique, on se sert de vidéos, d’affiches, de tableaux. Le multimédia est exploité : vidéos, tableaux, etc.
un wébinaire se distingue d’un simple cours ou vidéo par l’interactivité avec les participants. Les bons wébinaires en profitent et font susciter la participation. On fait commenter, répondre à des sondages, questionner, réagir, rire, aimer ou détester et on donne aussi des rétroactions; parfois plusieurs intervenants sont sollicités. Quand les participants sont des professionnels, ils sont invités à intervenir à leur tour sur des points précis.

Du fait que les wébinaires se font par définition dans Internet, la participation est un moyen stratégique pour retenir l’attention et éviter que les gens lisent leur courriel ou fassent autre chose pendant l’exposé.
quand les wébinaires permettent le chat, la gestion des interventions se fait idéalement par une autre personne que le présentateur.

Promoteurs

Les producteurs de wébinaires sont très rarement des individus. La logistique et le support nécessaires ne peuvent se maintenir que dans un cadre organisé, avec du personnel dédié à ces tâches. L’improvisation n’est pas soutenable dans le temps. Plusieurs petits organismes qui on tenté l’expérience wébinaire n’ont visiblement pas pu maintenir l’intérêt et le rythme faute de ressources suffisantes.

Les promoteurs :

Entreprises
Organismes publics
Associations professionnelles
OSBL à grande portée

Cibles

L’utilisation des wébinaires est étonnamment variée. Si le marketing en use et en abuse, les responsables des ressources humaines en tirent aussi profit à plein pour répondre aux besoins de formation continue et en réponse directe et rapide à des besoins de formation exprimés ou en réponse à une urgence : on peut rapidement regrouper les intéressés et inviter un spécialiste de la question, en autant que les questions techniques d'organisation d'un wébinaire ne soient plus un problème.

Les organismes citoyens les utilisent également avec profit : attirer et former un flux continu de bénévoles répartis sur tout le territoire se fait plus facilement par des wébinaires.

Les clientèles :

Employés
- Formation initiale à l’entreprise
- Formation professionnelle
Bénévoles
- Formation commune
- Recrutement
Public
- Sensibilisation, information
Professionnels utilisant les produits ou services d’une entreprise
- Support aux professionnels sur les logiciels, services et produits
- Promotion de nouveaux produits ou services
Clients potentiels
- Prospection
Clients de produits ou services
- Support à la clientèle
- Promotion de nouveaux produits ou services

Intentions

Le concept du wébinaire a germé à partir des listes de membres et des milliers de visiteurs qui fréquentent les sites webs. Les entreprises se demandent spontanément comment utiliser ces informations . «Que pourrions nous bien leur offrir ? Comment les intéresser à …?» Le wébinaire constitue un outil de marketing intéressant et peu coûteux.

Du coté des ressources humaines, à partir du moment où quelques centaines d’employés sont connectés, le même genre de réflexion a mené aux mêmes conclusions. Le wébinaire permet de réduire les coûts et les délais, augmente l’uniformité et la portée des formations et permet également de monter des catalogues de formation en différé. Beaucoup d‘organismes exploitent efficacement les wébinaires pour la formation.

Enfin, pour livrer des données complexes à large échelle à une communauté, le wébinaire peut-être un excellent outil, en autant qu’on ait une bonne liste de membres connectés. Plusieurs organismes sans but lucratif produisent des wébinaires fort intéressants.

Les intentions :

Pour apprendre
- Pour répondre à des exigences de formation professionnelle continue
- Pour répondre à des besoins de mobilité
- Pour répondre rapidement à une situation ou à un changement
Comme service aux membres ou aux employés
- Pour accueillir régulièrement des groupes de nouveaux membres ou employés
- Pour mobiliser autour d’une situation
- Pour mettre en rapport des employés ou des gens intéressés à un projet
Pour vendre, recruter ou sensibiliser
- Pour toucher plus de gens rapidement
- Pour sélectionner à la source des prospects qualifiés
- Pour expliquer des points plus complexes
- Pour communiquer un rapport ou des données

Formes

Les formes des wébinaires sont assez simples :

- soit on répète les mêmes wébinaires régulièrement, ce qui permet de développer une stratégie marketing dans le temps, auquel cas on a intérêt à les professionnaliser,

- soit on propose un programme varié et évolutif de wébinaires, ce qui permet à la fois de créer une habitude chez une clientèle et de se monter un catalogue de wébinaires enregistrés. Auquel cas, on a intérêt à bien maîtriser les aspects techniques et effectuer un remontage. Nombre de wébinaires disponibles en différé sont tout simplement insupportables par la durée et le nombre de moments sans valeur aucune.

Un wébinaire en direct répété régulièrement
Calendrier de wébinaires identiques répétés régulièrement
Des wébinaires uniques en direct, disponibles en différé
Catalogue ou calendrier de wébinaires en direct, disponibles
en différé

Organisation de wébinaires

Les étapes de réalisation d’un wébinaire recoupent celles d’un cours, mélangées à celles d’un événement.

Préparation
- Scénarisation,
  - contenu,
  - interactions,
  - support visuel et audio, ambiance, etc.
- Entraînement
  - du communicateur
  - du soutien à la communication (gestion des interventions)
  - du soutien technique
- Programmation du calendrier
  - Rédaction de la présentation promotionnelle
  - Ajout au calendrier et effacement des annonces passées
- Promotion
  - aux listes
  - sur les réseaux
  - interne, sur le site, dans l’organisme
  - directe dans Internet
Gestion des inscription
- Préparation technique des participants
- Sondage des attentes des participants
- Gestion des paiements et rappels
Déroulement
- Captation - Diffusion
- Gestion des interactions
- Suivi des participants - Évaluation
Publication
- Remontage
- Organisation du catalogue, indexation

Principaux fournisseurs et outils

On distingue les services techniques de visioconférence de ceux qui offrent spécifiquement du support «wébinaire».

La distinction se situe au niveau de l’organisation et de la gestion du wébinaire. Préparer, programmer, promouvoir, autoriser ou faire payer, rappeler aux inscrits, mettre à disposition les enregistrements passés..., tout cela va bien au delà de simplement fournir l’accès vidéo et audio à trente participants.