Former aux opérations d'inventaire avec le Père Noël

L’inventaire est le passage obligé de nombre d’organisations qui se doivent de connaitre ce qu’elles possèdent. Généralement fixé en fin d’année civile, il est l’occasion de faire un « Recensement exhaustif des éléments patrimoniaux de l'entreprise à la date d'arrêté des comptes, avec l'estimation de leur valeur d'actif ou de passif ; document qui reprend ou récapitule cet état descriptif et estimatif » (dictionnaire Larousse).

L’inventaire, aux origines de l'écriture

L’inventaire existe depuis très longtemps puisque de nombreux vestiges archéologiques font état de listes de biens détenus par de riches propriétaires ou seigneurs. Les premiers systèmes d’écriture font clairement apparaître ces différentes ressources des personnages de haute lignée et l’évaluation de leur patrimoine. Si l’on en croit certaines thèses portant sur les origines de l’écriture en Mésopotamie, il semble bien que les caractères cunéiformes se soient développés pour lister les biens des royaumes et des premiers Etats. La puissance d’un Etat étant liée à celle des richesses possédées, il peut sembler dès lors logique que les gestionnaires des palais aient eu besoin d’identifier régulièrement l’état de ces biens. L’écriture serait donc née d’une nécessité économique et comptable. Bien sûr cette interprétation est sujette à caution car le déchiffrage de l’écriture cunéiforme est source de nombreuses autres thèses.

 Les outils numériques, pour faciliter les inventaires

De nos jours, l’inventaire est une opération comptable incontournable qui mobilise matériel et ressources humaines afin de donner une image fidèle et sincère de l’entreprise.

Ces opérations demandent du temps car il est nécessaire de mobiliser les équipes (bien souvent commerciales) afin de vérifier références et quantités disponibles. Les outils numériques et les solutions logicielles permettent désormais de limiter le temps dévolu à cette tâche. En effet, les entreprises cherchent à limiter le temps de fermeture des points de vente pour se soumettre à cette obligation. Si certaines enseignes parviennent à effectuer ces opérations de nuit grâce au renfort ponctuel des équipes en place, d’autres structures n’ont ni les moyens ni un dispositif permettant de gagner en efficacité. A ceci s’ajoute la complexité de certains produits qui demandent une manutention particulière. Pour preuve, avez-vous déjà testé l’inventaire de paires de chaussettes en vrac (il en manque généralement une), celui de guirlandes ou de colliers dans les cartons en réserve ou encore celui des produits surgelés qui doivent respecter la chaine du froid bien que les vitrines soient ouvertes pour le comptage?

Les solutions numériques nomades permettent désormais  de faciliter les opérations de saisie. Scan et code barre réduisent les délais de saisie et les risques d’erreurs. Les PDA (Personal Digital Assistant) sont largement utilisés dans les structures car elles permettent d’éviter des déménagements nombreux de matériels ou de stocks. Ces terminaux mobiles sont assez faciles à utiliser et sont à la portée des équipes les plus novices. Leur atout est leur compatibilité avec de nombreuses solutions logicielles ce qui évite les imports de bases de données.

Comment former aux opérations d'inventaire ?

Les opérations d’inventaire n’offrent qu’un attrait limité pour nombre d’étudiants. Ceci s’explique par le fait qu’ils n’ont ni l’expérience de travaux d’inventaires, ni des connaissances suffisantes en gestion pour en comprendre l’importance. Comment dès lors stimuler un public qui a bien du mal à intégrer cette opération d’un point de vue comptable et de ses implications en gestion ?

La réponse n’est pas si simple et tout dépend du niveau et du public visés. Ainsi, en proposant un scénario pédagogique motivant et ludique et un contexte simulé, on offre une entrée intéressante et accrocheuse. Un scénario qui puiserait dans les clichés liés à l’activité artisanale du Père Noël, qui dispose d’une équipes (de lutins), de matériel (une fabrique) et d’une logistique lui permettant d’assurer ses livraisons (les rennes) pourrait être un contexte facilitateur même si les ficelles peuvent sembler grossières. Mais le risque est de limiter les compétences de l’apprenant qui ne peut mobiliser ses connaissances sur un cas réel (peu d’étudiants croient encore au Père Noël…). Or les cas réels peuvent s’avérer complexes non pas tant en ce qui concerne la saisie des stocks, mais en matière d’analyse et de choix à opérer. Si ceci parait quelque peu inintelligible pour un public débutant, l’inventaire prend cependant tout son sens lorsque le public dispose de pré-requis et de compétences spécifiques. Un challenge opposant plusieurs équipes peut alors devenir ludique et formateur.

L’inventaire ne suscitera pas des vocations et ne soulèvera pas les passions. En revanche, avec un scénario réfléchi, l’enseignant peut infléchir la passivité naturelle face à ces travaux de fin d’exercice, en choisissant l’entrée ludique ou un parcours compétitif.

Références

Simsoft. "simsoft - FirstSCAN." simsoft - Accueil. Date de consultation 15 décembre 2014. http://www.simsoft.com.tn/index.php/developpement-specifique/firstscan.

Guezouli. "Sage Gestion Commerciale : comment saisir son inventaire ?" Guezouli Informatique. Date de publication 10 octobre 2013. http://www.guezouli.com/sage-gestion-commerciale-comment-saisir-inventaire/.

Illustration : Marcin Balcersak, Shutterstock.com

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