La planification, clé du succès d'un projet de formation en e-learning

L'organisation et la gestion du temps sont les clés de voûte permettant la réussite d'un projet de formation en e-learning.

La conception et la mise en œuvre d’une formation en e-learning nécessite de disposer d'une vue d’ensemble sur le dispositif à mettre en place mais aussi sur les parties prenantes qui interviendront à des stades différents et en interaction, sur les principaux aspects techniques, sur le budget et sur le temps disponible.

De quoi inquiéter les plus téméraires… Ne comptez pas sur les litres de café et les doses d’aspirine pour vous aider à voir le bout du tunnel ! Dans ce domaine, seules des compétences affinées en gestion de projet pourront vous aider.

La réalisation externalisée des formations peut être une option lorsque les attentes ne peuvent être réalisées en interne faute de savoir-faire spécifiques (web-design, infographie, production audiovisuelle, intégrateurs, développeurs, …) ou d’outils disponibles. La difficulté pour le commanditaire sera alors de choisir le bon prestataire et d’avoir une vision précise de ce qui est réalisable ou non selon le temps et le budget disponible. Non, tout n’est pas possible quand bien même les arguments commerciaux vous font croire le contraire ! L’histoire ne s’est pas écrite en un jour, et en matière de formation à distance il existe aussi un seuil incompressible.

La tâche est complexe, voici quelques éléments pour y voir plus clair.

Définir le projet

A ce stade, il convient de définir les grands axes sur lesquels repose le projet. Il ne s’agit pas de pointer chaque détail du projet mais de déterminer certains éléments incontournables :

Quel est le commanditaire de la formation ? Il est utile de connaitre l’organisation pour laquelle le dispositif est élaboré car la validation passera nécessairement par elle. Autant bien comprendre ses attentes afin de proposer un projet en adéquation avec ses valeurs et adopter un ton cohérent avec la stratégie du commanditaire.
Quel est l’objectif de la formation ? C’est une pierre fondatrice du projet car elle impactera nécessairement la scénarisation pédagogique. C’est aussi l’occasion de vérifier que le mode de diffusion de la formation est en adéquation avec le public et les objectifs d’apprentissages visés. Qui est formé ? Quel est le nombre de personnes viées par la formation ? Pourquoi veut-on les former ?
Quel (ou quelle) LMS ? Moodle reste largement utilisée par les structures scolaires et universitaires mais les entreprises lui préférèrent d’autres plateformes intégrant une chaine éditoriale. D’ailleurs, une plateforme intégrée est-elle la meilleure solution ? Le choix d’un Saas e-learning n’est-il pas une option à envisager ? Et les MOOCs ?
Quel est le délai fixé pour le réaliser ? C’est là encore un élément incontournable du projet car la définition des grains pédagogiques et des supports d’apprentissage à élaborer seront déterminés par le temps disponible. Pour exemple, la réalisation de vidéos qu’elles soient interactives ou non demande du temps car il ne faut pas moins de 5 étapes pour y parvenir : l’écriture du storytelling, du storyboard, le casting, le tournage et le montage. Faut-il que leur conception et production soit envisagée en interne ou peut-on sous-traiter ? se limite-on à du « rapid learning » ? Existe-il des produits sur étagères ?
Quelles sont les parties prenantes au projet et les métiers impliqués ? Entre la MOA (maîtrise d’ouvrage) et la MOE (maîtrise d’œuvre), les participants seront nombreux. Il faut donc circonscrire le rôle de chacun des parties et préserver le domaine d’intervention de chacun. Ceci est à la fois nécessaire pour gagner du temps et éviter les conflits.

Adopter une méthode de gestion de projet

Le cahier des charges est un document utile permettant de fixer les principaux axes du projet et le délai de remise de la formation au commanditaire.

Cependant, si un cahier des charges précis est confortable d’un point de vue juridique, il peut devenir un véritable frein dans l’avancée du projet. D’autant que les méthodes de gestion sont devenues agiles et que la coordination d’un projet en cascade est de plus en plus abandonnée. Vous avez entendu parler des méthodes voire d’approches Agile ou Scrum ? Mais de quoi s’agit-il ? Le site l’Agiliste est assez complet pour vous présenter cette nouvelle dynamique de gestion de projet. D’ailleurs on trouve de plus en plus le terme de «management de projet» qui intègre aussi la dimension stratégique du projet.

Parce qu’en matière de formation, une vidéo peut être plus efficace que des mots, voici la présentation de cette méthode par Anthony Bleton, Président de Novius. Sa vidéo «Oubliez le cahier des charges, soyez agiles !» présente clairement les avantages de la méthode Agile face à la démarche traditionnelle de gestion de projet.

Utiliser des outils adaptés

Bien connus des chefs de projet et des pilotes, la planification du projet est une tâche des plus difficile à élaborer car il faut déterminer les phases du projet, hiérarchiser les tâches majeures et ordonnancer les sous-tâches. Sachant que si l’on fonctionne en mode agile, les points d’achoppement sont nombreux.

C’est pour cela que les outils de planification sont des plus utiles. Les applications de planification de projet sont nombreux tels que les solutions PMW (Project Management Workbench), MSP (Microsoft Project), ou en open source Open Workbench. Ces solutions empruntent largement au diagramme de Gantt et à la technique Pert avec un interfaçage facile et modulable selon l’avancée du projet. Le site gestiondeprojet.net présente ces deux techniques de planification, ce qui vous permettra de mieux comprendre des solutions de type Gantt Project.

Ces outils numériques sont incontournables car ils offrent une vision précise de l’ordonnancement des tâches et des personnes qui en sont charge. Ce type de tableau de bord vise à ajuster et à tenir les délais impartis dans le cahier des charges, élément contractuel dont ne peut se défaire la maîtrise d'oeuvre.

Illustration : Kemal Taner, Shutterstock.com

Références

Lothon, Florent. "Introduction aux méthodes agiles et Scrum - L'Agiliste." L'Agiliste - Réussir son logiciel avec les méthodes Agile. Last modified May 2013. http://www.agiliste.fr/fiches/introduction-methodes-agiles/.

Cornic, C. "Techniques de planification: GANTT, PERT, réseau des antécédants." Gestion de projet. Accessed December 9, 2014. http://www.gestiondeprojet.net/articles/gantt.html.